Les outils collaboratifs représentent une nouvelle dimension à l’utilisation des ressources du système d’information de l’entreprise.
En effet, l’utilisation du courrier électronique comme outil de travail collaboratif a atteint ses limites et il nous faut envisager des moyens alternatifs.

SAP, avec sa solution netweaver « Collaboration » propose un outil de création à la volée d’espaces collaboratifs qui sont gérés par les utilisateurs eux-mêmes.
L’orientation est clairement à la simplicité de gestion du cycle de vie des espaces collaboratifs ainsi créés.

Avec la GED, la consultation des documents s'effectue selon des procédures communes à tous les utilisateurs. Les documents peuvent être créés, modifiés, visualisés, téléchargés, transmis, dupliqués depuis n'importe quel poste de travail de l'entreprise ou via l'extranet de la société d'archivage sous-traitante.
La dimension collaborative et GED se rejoigne dans des espaces avec accès restreint et sécurisé qui pourront être mis en place pour les fichiers considérés comme sensibles.

Les espaces contiennent souvent :

• un espace documentaire,
• un forum de discussion,
• un calendrier et une liste de tâches,
• une foire aux questions et des news